在制作论文、标书等文档的时候,会用到题注。

什么是题注?简单来说,题注就是为添加到文档中的图片、表格、公式等对象实现自动编号的功能。

以为表格添加题注编号为例,可以这样操作:

选中整个表格或定位到表格任意位置,依次单击【引用】选项卡中的【插入题注】命令;在弹出的【题注】对话框中选择 “表格” 标签,单击【确定】按钮,即可在表格上方添加一个题注。

但是,有时我们会遇到这样的情况:Word 提示页面中不含章节编号,原因是添加题注时,在【编号】选项中选择了【包含章节号】选项,而实际文档中并没有应用任何标题样式:

这样添加的题注结果是这个样子的:

如果文档中有应用了标题样式,添加的题注还有可能是这个样子:

对,没看错,表格题注的编号变成了 0-1

而且,还可能变成这样:

这是为什么呢?

原来,题注的编号是基于内置标题样式和自动编号(多级列表编号)生成的。因此,在没有使用标题样式的文档中添加题注,就会出现,“错误!文档中没有出现指定样式的文字” 提示;如果对标题样式没有使用自动编号或多级列表,就会出现 “0-1” 编号的现象;如果对文档标题使用了中文编号形式(一、二、三……),题注就会出现 “一 - 1” 编号现象!

那既不能改变标题的编号形式,又不想出现这种题注问题,该如何处理呢?

首先,一般需要使用题注功能的文档,都是有规范要求的,因此,在排版过程中必须要使用样式功能来规范格式排版。只要使用了样式、自动编号或多级列表功能,在添加题注的时候,就不会出现 “错误!文档中没有出现指定样式的文字” 提示或 “0-1” 编号的现象。

“一 - 1” 编号问题的处理

对于既要在标题中保留 “一、二、三……” 自动编号类型,又不想题注出现 “一 - 1” 编号问题的情况,达人哥这里给出两种解决方案:

一、修改自定义多级列表编号法

首先,定位到问题题注前的标题行,再单击【开始】-【段落】-【多级列表】-【定义新的多级列表】命令;

在【定义新的多级列表】对话框中,单击要修改的大纲级别,比如本例需要选择大纲级别【1】,然后勾选【正规形式编号】复选框后单击【确定】命令。

然后,选中目标题注,或者直接【Ctrl+A】全选全文,再按【F9】刷新所有域。此时,题注编号已经显示为小写数字格式了。

最后,再按第 1 步的方法,重新定义新的多级列表编号,取消对【正规形式编号】复选框的勾选,使目标标题编号恢复为原来中文简体编号的形式。

不过使用这一方法需要注意,如果在后期文档编辑过程中又更新域的话,题注编号还会回到原来的 “一 - 1” 形式。

二、修改标题样式法

此方法操作稍麻烦一点,但是,对于后期域的更新操作,不会再影响题注编号的变化。

首先,定位到题注前标题行的尾部,按组合键【Ctrl+Alt+Enter】输入一个【样式分割符】;此时,标题下面的正文段落会自动跟标题行接续成一个段落,但格式并不会变化。定位到样式分割符后面按下【Enter】键,仍然使标题行与正文分别成为两个独立段落。

然后,再定位到标题行中【样式分割符】后面,直接(为样式分割符后面的空文本)应用一个级别稍小的标题样式,比如文档一般应用标题 1-3 样式基本可以满足日常大多应用需求了,现在可以应用标题 6-9 任意一个样式。此时,除了样式分割符后的光标会发生变化,不会看到其它任何变化。

现在来修改多级列表编号,单独将该标题样式与对应的大纲级别链接起来,同时设置【正规形式编号】。

最后,重新为表格对象添加题注编号。添加题注时需要注意,单击【题注】对话框中的【编号】按钮,在弹出的【题注编号】对话框中,在【章节起始样式】下拉列表中选择刚才设置的标题,这里选择【标题 3】。

现在再添加题注,使用的题注编号使用的章节编号就是我们指定的标题编号,再也不会出现 “一 - 1” 的问题了!

Last modification:September 15th, 2020 at 11:07 am
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